Inleiding
Bij het organiseren van een evenement komen diverse disciplines samen, waaronder de organisatie, beveiliging, horeca, techniek etc. Om als organisatie ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt is communicatie het belangrijkste tijdens een evenement. Meestal gebeurd deze communicatie draadloos, via portofoons. Een draadloze verbinding heeft altijd een zender en een ontvanger, de ene portofoon verzendt een signaal naar alle andere ontvangende portofoons die zijn afgesteld op hetzelfde kanaal als de zendende portofoon. Dit is een mooi voorbeeld om een inleiding te geven naar het onderwerp RF-coördinatie, een begrip dat alles omvat rondom radiofrequenties en draadloze audioverbindingen.
Wat zijn radiofrequenties?
Een radiofrequentie kennen de meeste mensen van FM-radio, bijvoorbeeld 88.2FM is NPO Radio2. In de evenementenbranche gebruiken we vaak draadloze microfoons, door middel van bepaalde analoge en/of digitale technieken is het mogelijk om een geluidssignaal te versturen via een radiofrequentie. De apparatuur die acts gebruiken werkt in bepaalde frequentiebanden, de meest voorkomende frequentieband is de UHF-band (Ultra High Frequency, 300MHz-3000MHz). Deze frequentieband is ingedeeld in verschillende kanalen, zo zijn er kanalen beschikbaar voor 4G en 5G verbindingen voor telecommunicatie, maar ook kanalen voor portofoons van overheidsinstellingen en hulpdiensten. Een beperkt aantal kanalen is opengesteld voor AV-apparatuur, waar per kanaal maar een beperkt aantal frequenties tegelijk gebruikt kan worden. Om het nog lastiger te maken verschilt de beschikbaarheid van frequenties ook per locatie.
Wie gebruiken er radiofrequenties?
Zoals in de inleiding benoemt komen diverse disciplines samen op een evenement, zo ook verschillende acts. Vaak hebben de bezoekende acts hun eigen techniek mee, dat wil zeggen dat ze naast eigen technici met mengpanelen ook eigen draadloze microfoons en in-ear monitoringsystemen mee brengen. Dan is er ook nog de huisleverancier, de technische partij die door de organisatie is ingeschakeld om ervoor te zorgen dat alle techniek op een evenement soepel verloopt. Ook de huisleverancier heeft vaak meerdere draadloze apparaten bij zich, om bijvoorbeeld de presentator van het evenement een draadloze microfoon te geven.
Waarom is de coördinatie van radiofrequenties belangrijk?
Op het moment dat een act zijn apparatuur inschakelt, kan het zijn dat deze een of meerdere radiofrequenties uit stuurt. Het kan voor komen dat tijdens het opvoeren van een show plots de draadloze microfoon van act “X” niet meer werkt, vaak is dit het gevolg van een andere zender op het evenement die ingeschakeld wordt. Uiteraard is dat een zeer vervelende situatie, omdat deze storing in het geluid de show stil kan leggen. Als alle bezoekende acts op elk willekeurig moment zomaar een of meerdere radiofrequenties gaat uitsturen, wordt het een chaos. Zonder de juiste coördinatie zal er een moment zijn dat er geen enkele radiofrequentie meer beschikbaar is, daardoor kan het zijn dat een act niet door kan gaan. Om deze rede is het belangrijk dat er een partij is die van tevoren alle technische riders van de acts op vraagt en na gaat wie radiofrequenties nodig heeft voor de show.
Wat houdt RF-coördinatie precies in?
Kort gezegd is RF-coördinatie het inzichtelijk maken van welke acts op welk moment van het evenement draadloze signalen willen versturen. De coördinerende partij zal ervoor zorgen dat van elke act bekend is wat er precies gebruikt gaat worden voor, tijdens en na de show. Met de informatie van alle acts zal deze partij een berekening maken van de te verdelen radiofrequenties. Door deze coördinatie is de kans op storingen tijdens een evenement verkleind, omdat elke act voorafgaand van het evenement een overzicht moet krijgen met de frequenties die de desbetreffende act moet gebruiken tijdens het evenement. Afwijken van deze plannen is door de coördinatie niet mogelijk, tenzij anders aangegeven door de coördinerende partij. Tijdens het evenement zal de coördinerende partij aanwezig zijn om te controleren of alle bezoekende acts de juiste radiofrequenties gebruikt, ook zal deze partij continu monitoren of er mogelijk conflicten gaan ontstaan en waar nodig bij sturen door nieuwe frequenties te berekenen en uit te delen. Te allen tijde is het belangrijk dat er speciale meet apparatuur, een frequentiescanner met afluisterfunctie, aanwezig is waarmee continu gemonitord kan worden wat er op- en rondom het evenement gebeurt qua radiofrequenties. Ook is het belangrijk om voor het evenement een locatiecheck uit te voeren en meerdere metingen te verrichten om inzicht te krijgen in welke radiofrequenties beschikbaar zijn.
Wie is de coördinerende partij?
Het formaat van het evenement is van invloed op wie de coördinatie op zich kan nemen. Voor een kleinschalig evenement met maximaal twee podia binnen een straal van 200m van elkaar verwijderd is een radiofrequentiespecialist vanuit de technische huisleverancier vaak voldoende. Als het evenement groter is dan twee podia en zich uit spreidt over een groter gebied, is het van belang dat een radiofrequentiespecialist van een externe gespecialiseerde partij wordt ingeschakeld voor de coördinatie van alle radiofrequenties op en rondom het evenement.
Tot slot
Veel informatie over radiofrequenties is te vinden via de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, vroeger Agentschap Telecom. Via deze link is een overzicht te vinden van wat er wel en niet kan en mag met betrekking tot het gebruiken van draadloze microfoons en in-ear monitoringsystemen: https://www.rdi.nl/onderwerpen/microfoons—draadloos-gebruik-en-frequenties
Voor vragen over RF-coördinatie kan je via de pagina Contact je gegevens achter laten en zullen wij contact opnemen met je.